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Alles aus einer Hand

Mehr als 100.000 Personen erhalten pünktlich ihre Gehalts- bzw. Pensionsabrechnung: BeamtInnen, Vertragsbedienstete, Lehrlinge, und viele mehr. Kaum jemand kennt die komplexen Abläufe dahinter.

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Damit Gehälter, Zulagen, Zuschläge und Pensionen korrekt auf den Empfängerkonten einlangen, laufen in der MA 2 - sozusagen hinter den Kulissen - fest strukturierte, ausgeklügelte und hochgradig vernetzte Prozesse ab. Denn die begleitenden EDV-Prozesse müssen genauso flexibel und anpassungsfähig sein, wie ihre AnwenderInnen. Aktuellstes Beispiel für den menschlichen und technischen Kraftakt ist die Implementierung des neuen Wiener Bedienstetengesetzes mit seinen neuen Gehaltstabellen, Modellstellen und neuen Abläufen. Bei laufendem Betrieb war pünktlich mit 1. Jänner 2018 das neue Dienst- und Besoldungsrecht im MA 2-internen EDV-Programm WIPIS (Wiener Integriertes Personalinformationssystem) aktiviert - gleichzeitig mit der allgemeinen Gehalts- und Pensionserhöhung zum 1. Jänner.

Aus eigener Kraft geschafft

"Das soll den KollegInnen erst einmal jemand vorhüpfen", erzählt die Vorsitzende des Dienststellenausschusses, Angelika Schleinzer, stolz. "Sie sind Vollprofis und stemmen mit den FachreferentInnen der Abteilung gewaltige Vorhaben - im übrigen ganz ohne externe Dienstleister. Die KollegInnen der MA 2 wissen selbst am besten, wie es geht."

Selbst "Routine"-Arbeiten in der Gehaltsverrechnung und im Meldewesen sind wesentlich aufwendiger und heikler geworden. Wenn plötzlich mehr Lohnsteuer einbehalten werden muss, weil das Finanzamt Steuerbegünstigungen immer strenger anwendet, sind betroffene GehaltsempfängerInnen natürlich nicht begeistert. Die MA 2 ist an die Vorgaben des Finanzamts gebunden, den Ärger von Betroffenen bekommen die KollegInnen der MA 2 trotzdem ab. Auch die Einführung der monatlichen Beitragsgrundlagenmeldung zur Sozialversicherung sorgte für einiges Kopfzerbrechen während der Umstellungsphase.

Wissensmanagement organisieren

Seit 2019 ist der Beruf Lohn-/GehaltsverrechnerIn auf der bundesweiten Mangelberufsliste angeführt. "Ob man für unser Kerngeschäft tatsächlich qualifizierte Fachkräfte aus Drittstaaten findet, lässt sich bezweifeln", ist Angelika Schleinzer skeptisch. Angesichts der Altersstruktur setzt die MA 2 daher auf interne Ausbildung: Mehr als ein Viertel der Belegschaft ist 55 Jahre oder älter, der Wissenstransfer darum eine der wichtigsten Herausforderungen der nächsten Jahre.

Erfahrung ist unersetzlich

Ob dabei die vielgepriesene Digitalisierung in der hochgradig vernetzten Datenwelt der Personalverwaltung und Gehaltsverrechnung helfen kann? Angelika Schleinzer ist bei diesem Punkt vorsichtig: "Nur eine 'moderne', animierte Bildschirmoberfläche alleine ist noch kein Mehrwert, ebenso wenig blumige Marketingversprechen von gesch.ftstüchtigen Anbietern oder technische Modetrends. Wichtig sind Datensicherheit, gute Anwendbarkeit, Kompatibilität, Stabilität und Autonomie - was man selbst steuern oder eingeben kann, spart Zeit, Kosten und Nerven. Außerdem müssen die internen Prozesse von der Software unterstützt werden und nicht umgekehrt." Der allerwichtigste Faktor: Erfahrung und Fachwissen der AnwenderInnen.

Parallelbetrieb erfordert doppelte Arbeit

Die Implementierung des derzeitigen Personalverwaltungssystems WIPIS bedeutete seinerzeit für die EDV-SpezialistInnen und die KollegInnen der MA 2 jahrelangen Probe- und Parallelbetrieb, zahllose Tests, permanente Doppelerfassungen sowie minutiöse Querchecks, Kontrollen und Analysen auf beiden Systemen. Das alles natürlich bei laufendem Normalbetrieb und - Überraschung! - ohne externe Dienstleister.

"In der Vorauswahl für eine Software haben private Anbieter abgewunken - zu komplex und zu anspruchsvoll waren schon damals die Anforderungen", erinnert sich Dienststellenausschuss-Vorsitzende Schleinzer. Für die GehaltsempfängerInnen war dieser Kraftakt seitens der Technik als auch der KollegInnen der MA 2 nicht wahrnehmbar. Als das alte System abgedreht wurde und man das damals neue WIPIS aktivierte, wurden die Gehälter und Pensionen überwiesen, als wäre nichts gewesen.

Nicht selbstverständlich ...

Welche Probleme bei einer Systemumstellung in der Gehaltsverrechnung entstehen können, zeigt ein Blick zu den Wiener Stadtwerken: Als vor einigen Jahren auf ein anderes Gehaltsverrechnungssystem umgestellt wurde, bekamen die Bediensteten monatelang falsche Beträge überwiesen. Die Gehaltsund Überstundenabrechnungen waren selbst für Fachkundige unschlüssig und nicht nachvollziehbar.

Auch wenn die fachlichen Ansprüche und Anforderungen mitunter an die Grenzen führen - die KollegInnen der MA 2 arbeiten jeden Monat aufs Neue mit Hochdruck für ihre "KundInnen", weil ihnen eines wichtig ist: Die korrekten Gehälter und Pensionen müssen pünktlich überwiesen sein.

teamwork(at)fsg-hg1.at

 

Blick hinter die Kulissen

  • Über 100.000 monatliche Gehalts- oder Pensionsauszahlungen inklusive Meldewesen (vor allem Sozialversicherung)
  • Abgerechnet werden verschiedene Personengruppen: Lehrlinge, BeamtInnen, Vertragsbedienstete, LandeslehrerInnen, PensionistInnen, VerwaltungspraktikantInnen, Saisonbedienstete, u. v. m.
  • Unterschiedliche Rechtsgrundlagen sind dabei anzuwenden (Einkommensteuergesetz1988, Allgemeines Sozialversicherungsgesetz, Satzungen der KFA, Dienstordnung 1994, Besoldungsordnung 1995, Pensionsordnung 1995, Vertragsbedienstetenordnung 1995, usw.)
  • Zahlreiche Schnittstellen zu anderen Organisationen und Applikationen: Datenaustausch mit ca. 300 Personalstellen, Finanzamt, Sozialversicherung/KFA, Pensionsversicherungsanstalt, Pensionskasse, Mitarbeitervorsorgekasse, Zeiterfassungssystemen, dezentralen Erfassungssystemen (z. B. VIPer), etc.